Digitalizācija strauji maina veidu, kā mēs strādājam ar dokumentiem, un elektroniskais paraksts jeb e-paraksts ir kļuvis par neatņemamu ikdienas un biznesa procesu sastāvdaļu. Daudzi lietotāji uzdod jautājumu: kā parakstīt dokumentu elektroniski? Šis ceļvedis sniegs atbildes, aptverot visu no rīku izvēles līdz drošības prasībām.

Latvija ir viena no Eiropas Savienības (ES) valstīm, kur e-paraksts tiek plaši izmantots. Tas ļauj attālināti veikt darbības, kurām agrāk bija nepieciešama fiziska klātbūtne, sniedzot iespējas gan privātpersonām, gan uzņēmumiem.

Elektronisko parakstu līmeņi un to nozīme

Pirms sākt, ir būtiski izprast, ka saskaņā ar ES eIDAS regulu, kas nosaka vienotus standartus visā Eiropā, pastāv trīs elektronisko parakstu līmeņi.

• Vienkāršs elektroniskais paraksts. Šis ir jebkāda veida elektronisks apstiprinājums, piemēram, vārds un uzvārds e-pasta beigās vai ar pirkstu viedierīcē uzvilkts paraksts. Tam ir zems drošības līmenis, jo parakstītāja identitāte netiek droši pārbaudīta. To izmanto ikdienas saziņai un zema riska dokumentiem.

• Uzlabots elektroniskais paraksts. Šis paraksts ir unikāli saistīts ar parakstītāju un ļauj identificēt tā autoru. Tas nodrošina augstu drošības līmeni un der dokumentiem ar vidēju atbildības risku.

• Kvalificēts elektroniskais paraksts. Šim līmenim piemīt augstākais e-paraksta juridiskais spēks, kas ir līdzvērtīgs ar roku rakstītam parakstam. Latvijas likumdošanā to dēvē par drošu elektronisko parakstu. Tas ir neapstrīdams tiesā un nepieciešams svarīgiem darījumiem, piemēram, slēdzot nekustamā īpašuma līgumus, dibinot uzņēmumu vai iesniedzot dokumentus valsts iestādēs.

Latvija šajā ziņā ir soli priekšā daudzām citām valstīm – populārākie e-identifikācijas rīki Latvijā nodrošina tieši augstākā līmeņa kvalificētu jeb drošu elektronisko parakstu.

Kā iegūt kvalificētu elektronisko parakstu Latvijā?

Drošai e-parakstīšanai ir nepieciešams e-identifikācijas rīks. Ar to var ne tikai parakstīt dokumentus, bet arī apliecināt savu identitāti valsts un privātā sektora e-portālos un internetbankās. Latvijā izplatītākie e-paraksta rīki ir eID karte, “eParaksts mobile” un “Smart-ID”.

• eID karte ar eParaksta sertifikātu. To izsniedz Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē (PMLP). Ja Jums rodas jautājums, kā parakstīt ar eID karti, process ir vienkāršs: būs nepieciešama pati karte, PIN kodi un datoram pievienots viedkaršu lasītājs. Kopā ar karti saņemsiet divus PIN kodus: vienu autentifikācijai, otru – parakstīšanai.

• “eParaksts mobile”. Šī ir mobilā lietotne, kas ļauj parakstīt dokumentus jebkurā vietā un laikā, izmantojot tikai viedtālruni. Lai to iegūtu, jāaizpilda pieteikums vietnē eparaksts.lv un jānoslēdz līgums, ko visērtāk parakstīt attālināti ar eID karti vai saņemot to ar kurjeru.

• “Smart-ID”. Lai gan daudzi to izmanto tikai bankas darījumiem, “Smart-ID” nodrošina arī dokumentu parakstīšanu ar kvalificētu elektronisko parakstu līdzīgi kā “eParaksts mobile”. Svarīgi pārliecināties, ka izmantojat kvalificēto lietotnes versiju, nevis “Smart-ID Basic”. To var iegūt attālināti, izmantojot biometrisko identifikāciju, ja ir pieejams viedtālrunis ar NFC lasītāju un pase vai eID karte ar elektronisko mikroshēmu, vai klātienē, apmeklējot bankas filiāli.

No e-paraksta rīka līdz dokumentam: e-parakstīšanas platformas nozīme

Lai varētu attālināti parakstīt dokumentu, ar pašu e-paraksta rīku vien nepietiek. Tieši šeit galveno lomu spēlē e-parakstīšanas platforma vai portāls. Tā ir droša digitāla vide, kurā visas iesaistītās puses var augšupielādēt, apskatīt un parakstīt dokumentu, kā arī validēt e-parakstu derīgumu. Tā var būt jau lietotājam uzreiz pieejama gatava platforma, piemēram, interneta portāls vai mobilā lietotne, vai arī dokumentu vadības vai klientu apkalpošanas sistēmās integrējams risinājums.

Latvijā ērti pieejami ir tādi e-parakstīšanas portāli kā “Dokobit by Signicat” vai valsts nodrošinātais “eParaksts.lv”. Uzņēmumiem tiek piedāvātas arī dažādas integrācijas iespējas.

Galvenās prasības veiksmīgai e-parakstīšanai

E-identifikācijas rīka PIN kodi un paroles ir konfidenciāli, tāpēc neizpaudiet tos citiem un ievadiet tos tikai oficiālajās vietnēs un lietotnēs. Neievadiet tos e-pastos, SMS, telefona sarunās vai citās vietnēs.

Tāpat pārliecinieties, ka izmantojat atjauninātu interneta pārlūkprogrammu un mobilās lietotnes, kā arī nepieciešamo papildprogrammatūru, ja tāda tiek prasīta.

Uzticami pakalpojumu sniedzēji

Izvēloties e-parakstīšanas platformu, jāizvērtē vairāki kritēriji, lai būtu pārliecība par elektroniski parakstīto dokumentu drošību un atbilstību Jūsu vajadzībām, piemēram, vai izveidotie paraksti ir juridiski saistoši, vai tiek pievienots kvalificēts laika zīmogs aizsardzībai pret viltošanu, vai platforma rūpējas par parakstu ilgtermiņa derīgumu, kāda ir pakalpojumu pieejamība, kādi ir informācijas drošības pasākumi, vai tiek piedāvāta kvalificēta parakstu validācija, vai iespējams parakstīt dažādu formātu dokumentus.

Sāciet izmantot modernās e-parakstīšanas priekšrocības, lai padarītu savu dokumentu apriti ātrāku un efektīvāku!